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企业档案工作
国泰君安电子档案单套制管理助力非现场证券业务平稳运行

A股开市开市后,由于疫情仍在肆虐,监管部门要求金融机构“引导投资者采取非现场方式进行交易活动”。国泰君安证券股份有限公司(以下简称“国泰君安”或“公司”)大力引导客户在线上进行交易和业务办理,避免前往营业网点现场。此决策对公司非现场服务能力,尤其是对前中后台的协同协作提出了严峻考验。在此过程中,公司非现场业务电子档案单套制管理模式大大展现了其机制优势,在市场行情剧烈起伏、交易量激增的情况下,有力协助了公司线上各项业务平稳运行。

2018年,国泰君安顺利通过国家档案局企业电子文件归档和电子档案管理试点验收,实现了综合理财管理平台(非现场开户)业务电子档案单套制管理。2019年,又顺利通过国家档案局企业数字档案室试点验收评审。经过近两年的实践,目前非现场业务电子文件(档案)归档管理已基本成熟(包括开户及后续办理业务)。并且,文件当日归档也被纳入了业务流程,成为业务办理完结的最后一个环节。

疫情蔓延时期,非现场开户数量增长较大,非现场业务办理也增加较多。而据不完全统计,自开市以来8个交易日内,公司非现场开户量共计约2,5560笔,非现场后续办理业务约5,6000笔,每日归档量约1万卷。在未推行业务电子档案单套制之前,遇到像疫情这种特殊时期,为了避免客户流失,经营效益下降,面对客户业务办理需求时,公司一般都会采取先让客户以非现场方式办理业务、后续再让客户补签相关业务文件的临时应对措施。但是,这种做法存在很大的弊端,一方面存在业务办理过程不合规的风险;另一方面,后期补签也会在一定时期内给公司带来很大的工作量。而在推行非现场业务档案单套制管理后,不但业务办理实现了闭环,保障了合规要求。而且,也不再需要对这么大数量的文件进行补签,显著缩短了总的业务办理时间,提升了工作效率。另外,为满足档案查阅需求,使远程办公更加简单、方便,公司通过及时配置VPN实现了电子档案管理系统的远程访问。截止2月13日,电子档案管理系统本年度查阅量达到了646人次,1,2634卷。

目前,该公司实现了40余项在线业务办理,各项线上业务运行平稳无碍,较好地承接了客户的需求,非现场业务电子档案单套制管理模式也经受住了当下特殊时期的考验,为公司业务运营提供更有力的服务支持。

国泰君安证券股份有限公司供稿