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山东德州市档案馆 创新服务理念 打造集中归档新模式

  本报讯 今年7月至8月,山东省德州市档案馆创新工作理念,拓展服务方式,采取“五集中”(集中时间、集中地点、集中人员、集中整理、集中数字化)的方式,开展市直各部门单位2018年度归档工作,保证了各部门单位档案应收尽收、应归尽归,实现了档案的规范整理和有序保管,有效夯实了市直各部门单位档案工作基础。


  为确保工作成效,市档案馆积极争取上级支持,以市委办公室的名义发布集中归档通知,得到了各部门单位的积极响应。根据工作需要,市档案馆统一购置了归档所需设备和工具,并及早组织了档案数字化加工公开招标工作,确定了数字化加工公司,现场开展档案数字化加工服务。


  市档案馆为保证工作进度,确保归档文件质量,将600平方米的报告厅作为集中归档和集中数字化现场,并做好现场规划布置,为各部门单位提供了良好的工作环境。归档工作开展前,市档案馆采取“每组一会”的模式,在每组集中归档工作开始前组织本组所有单位档案员召开归档培训会进行业务辅导,使其熟悉归档流程,掌握操作要领。归档过程中,市档案馆工作人员全程跟进,做好日常管理,热心解答档案员在归档过程中遇到的业务和技术问题。


  针对各部门单位档案数字化招标难、数据质量低的问题,市档案馆创新归档方法,完善归档流程,在去年“集中时间、集中地点、集中人员、集中整理”“四集中”的基础上,增加“集中数字化”流程,为集中归档的各部门单位现场提供数字化加工、目录制作、备份等服务,打造档案整理和数字化加工一体化服务的新模式。集中归档期间,共有150余个部门单位完成2018年度档案整理工作并通过验收。


  市档案馆的用心组织、热情服务和专业解答受到了各部门单位的一致好评,他们表示,集中归档提高了档案员的工作水平,达到了规范整理的要求,集中数字化破解了部门单位开展归档工作的瓶颈,提高了数据的质量,为部门单位日常查阅和今后档案进馆提供了方便。集中归档变指导为服务,已成为夯实基层档案工作基础的重要抓手,市档案馆探索出了一条更好服务市直各部门单位的新路子。


  下一步,市档案馆将继续丰富集中归档工作内容,规范归档流程,将集中归档作为一项常规工作来抓,不断提升进馆档案资源质量,持之以恒抓好基层档案业务建设。 

 
  原载于《中国档案报》2019年9月30日 总第3432期  第二版